毎月の手転記をやめて、常に最新にした
何が起きていたか
毎月2〜3本のイベントが走っていて、それぞれ途中経過を出す必要がありました。
担当者がスプレッドシートに手で転記していました。数字を見て、打ち込んで、確かめる。
転記した時点の数字なので、出した瞬間から古くなります。「いまどうなっているか」を聞かれるたびに、また転記することになります。
そして間違えます。手で打つので、桁を間違えることがあります。
なぜ手作業だったか
データはシステムの中にあります。取り出して並べる形が無かっただけです。
「その形」は毎回違います。イベントごとに集計の単位も、見せ方も変わります。汎用の集計機能では足りません。
作るには時間がかかり、イベントは毎月来ます。目の前の1回を手でやるほうが早い、という判断が続いていました。
どう変えたか
データを自動で取り込み、集計ページが常に最新になる形にしました。
転記が無くなり、聞かれたらページを見れば済むようになりました。
イベントごとに形が違う問題は、型を作って複製するやり方で解きました。1本目に時間をかけ、2本目以降は差分だけを変えます。
途中で分かったこともあります。取り込み元のデータが、リアルタイムではなく1日遅れで更新されていました。断面の差分から日別の数字を出していましたが、それでは合いません。日次の記録を基準にする形に切り替えています。
何が変わったか
毎月の転記が無くなりました。
数字を聞かれたときに、集計し直す必要も無くなりました。ページを見れば最新です。
イベントを追加するときの手間も減りました。型があるので、1本目ほど時間はかかりません。
関連する困りごと
同じ作業が残っているなら
ここに書いたのは、運営者が実際に手を動かして片づけた作業です。いま人手で回しているものがあれば、そのまま聞かせてください。作れるかどうかと、おおよその費用を3営業日以内にお返しします。うかがったうえで「作らない方がいい」とお伝えすることもあります。