今月の状況を聞かれるたびに集計し直す

何が起きているか

「今月どう？」と聞かれて、すぐに答えられません。

売上は販売管理、原価は会計、人件費は勤怠。それぞれ別の場所にあるので、開いて回って、コピーして、足します。

同じ作業を月に何度もします。聞かれるたびに集計するからです。

そして、前に出した数字と今日の数字が合わないことがあります。どちらが正しいのか、作り方をたどらないと分かりません。

出したいのは粗利と営業利益です。粗利は売上から売上原価を引いた額、営業利益はそこから販管費を引いた額。式としては引き算が2回だけです。

止まるのは式ではなく、その3つを集めるところです。売上が確定するのは締めたあと、原価は仕入の計上が終わってから、人件費は勤怠が締まってから。確定する時期がそれぞれ違うので、月の途中は全部が概算になります。

いま

ツール

いまの5工程が、ツールでは1工程になります。

システムはそれぞれの目的に合わせて選ばれています。横断して見ることは、どのシステムの目的にも入っていません。

BIツールを入れれば繋がりますが、繋ぐ先の定義を決めるのは人です。売上をどの時点で計上するか、原価に何を含めるか。その定義が社内で揃っていないと、繋いでも数字が合いません。

結果、定義を知っている人が手で集計することになります。その人が休むと、誰も数字を出せません。

定義が揃わない理由は、部署ごとに見たい数字が違うからです。営業は受注ベースで見たい、経理は計上ベースで出す。どちらも間違っていないので、どちらかに寄せる判断ができません。

そして集計する人は、その判断をする立場にありません。聞かれた数字を出すだけの役割なので、定義を決める権限がない。毎月同じ作業が続くのは、そこが動かないためです。

売上・売上原価・販管費を入れると、粗利と営業利益を出せます。前月との差や、部門ごとに販管費を配分したあとの利益も出せます。集める作業は残りますが、集めたあとの計算はここで終わります。入力した数字はブラウザの外に出ません。

プランごとにできることは、月次の粗利と営業利益のページに並べています。