数百人分のメール送信をなくした

何が起きていたか

明細のPDFを、一人ずつメールに添付して送っていました。

数百人分です。宛先を間違えると、他人の明細が届きます。取り返せません。

だから送信ボタンを押す前に、毎回宛先とファイル名を見比べます。同じ確認を人数分繰り返していました。

そして「届いていない」と言われたときに、送ったかどうかを確かめる手立てがありませんでした。送信済みフォルダを検索することになります。

明細を作るところまでは、システムが持っています。配るところが空いていました。

メールで送るのが一番簡単に見えます。簡単なのは最初だけで、人数に比例して手間と事故の確率が増えます。

明細は個人情報です。誤送信は情報漏えいになります。「気をつける」で対処し続けている状態でした。

本人だけが自分の分を見られる配布ページを作りました。

送信という作業そのものが無くなりました。送る代わりに、置く。見る人が取りに来ます。

誰が見たかも記録されるので、「届いていない」と言われたときに確かめられます。

一人ずつメールを送る作業が、毎月まるごと無くなりました。

宛先を間違える経路も無くなりました。確認が要らなくなったのではなく、間違えようがない形にしました。

ここに書いたのは、運営者が実際に手を動かして片づけた作業です。いま人手で回しているものがあれば、そのまま聞かせてください。作れるかどうかと、おおよその費用を3営業日以内にお返しします。うかがったうえで「作らない方がいい」とお伝えすることもあります。

これは運営者が実際に行った事例です。同じ方法がすべての会社に当てはまるとは限りません。