明細を一人ずつ作っている

何が起きているか

支給と控除の項目が、人によって違います。通勤手当がある人、資格手当がある人、住民税の額が違う人。

同じ様式に流し込めないので、一人ずつ確かめます。

先月と同じはずの人でも、住民税は6月に変わります。社会保険料は9月に変わります。変わる月を覚えていないと、去年の額のまま出します。

そして中途入社と退職がある月は、日割りの計算が入ります。日割りの基準が就業規則のどこに書いてあるかを、毎回探します。

30人の会社でも、毎月10人前後は何かが前月と違います。昇給、手当の追加、扶養の変更、住所変更による通勤手当の見直し。全員ぶんを見比べて、違う人を探すところから始まります。

見比べるのは前月の明細です。紙で出している会社では、印刷したものを並べます。差分が出る仕組みがないので、目で探すしかありません。

いま

ツール

いまの5工程が、ツールでは2工程になります。

給与ソフトは明細を作れます。作れるのに手作業が残るのは、手当の条件が就業規則の文章で決まっているからです。

「通勤距離が2km以上」「資格の有効期限内」「入社から3か月経過後」。こうした条件は、ソフトの設定項目に落とし切れません。

結果、条件の判定は人がやって、判定した結果だけをソフトに入れることになります。判定の根拠は担当者の頭の中にあります。

その担当者が辞めるときに、引き継ぎで渡されるのは手順書だけです。「なぜこの人に手当が付いているか」は渡りません。受け取った側は、前月と同じにすることしかできない。

間違いに気づく仕組みもありません。本人が申告しなければ、払いすぎも払い不足もそのまま続きます。

月額給与と対象の年月、入社日または退職日を入れると、その月の日数と在籍日数、日割りの給与が出ます。暦日で割る場合と所定労働日数で割る場合を並べるので、金額がいくら変わるかも見えます。どちらが正しいかは判定していません。入力した数字はブラウザの外に出ません。

プランごとにできることは、入退社の月の日割りのページに並べています。