明細を一人ずつメールで送っている

何が起きているか

給与明細をPDFにして、一人ずつメールに添付します。

宛先を間違えると、他人の給与が届きます。取り返せません。だから毎回、送信ボタンを押す前に宛先とファイル名を見比べます。

100人いれば100回です。同じ確認を100回します。

そして「届いていない」と言われたときに、送ったかどうかを確かめる手立てがありません。送信済みフォルダを検索することになります。

1人あたり2分で済んでも、100人なら3時間20分。年間で40時間です。支給日の前日に、その時間を確保することになります。

支給日は動かせないので、他の仕事を後ろにずらします。毎月決まった日に、決まった時間が消えます。

いま

ツール

いまの4工程が、ツールでは2工程になります。

給与ソフトは明細を作りますが、配る機能は別売りか、無いことが多いです。あっても、社員全員がそのソフトにログインできる前提になります。

メールで送るのが一番簡単に見えます。簡単なのは最初だけで、人数に比例して手間と事故の確率が増えます。

明細は個人情報です。誤送信は情報漏えいになります。「気をつける」で対処し続けているのが、いまの状態です。

配布の仕組みを入れない理由は、費用だけではありません。電子で渡すには本人の同意が要ります。全員から同意を取る作業が最初に来るので、そこで止まる。

そして紙を希望する人が数人残ると、紙とメールの両方を続けることになります。片方だけ無くならないので、どちらの手間も減りません。

明細を配る作業に毎月どれだけ時間がかかっているかを出せます。人件費に換算したり、すべてメールにした場合と比べたりできます。入力した数字はブラウザの外に出ません。

プランごとにできることは、明細配布の工数のページに並べています。