応募のたびの保存と転記をなくした
何が起きていたか
求人媒体から推薦メールが届くたびに、同じ作業をしていました。
添付ファイルを開いて、履歴書を保存して、名前を付け直して、所定のフォルダへ入れる。そこから候補者の一覧に転記して、社内のチャットに共有する。
応募1件につき、この一連が毎回発生していました。
媒体が複数あるので、管理画面もその数だけ開きます。見落としがないかを確かめる作業が、それ自体で時間を使っていました。
そして返事が遅れると、その間に他社で決まります。
なぜ手作業だったか
媒体の管理画面は、その媒体の応募しか知りません。横断して見る場所は、自分で作るしかありません。
採用管理システムはありますが、連携できるのは契約している媒体だけです。使っていない媒体からの応募は、結局メールで届きます。
そして履歴書は個人情報です。外部のサービスに預けるかどうかは、それ自体が判断になります。慎重になるほど、手作業が残ります。
どう変えたか
メールから推薦を拾い、添付を展開し、書類を保存し、候補者データベースに登録し、社内のチャットに投稿するところまでを自動化しました。
合否の判定と、応募者へのメール送信は自動化していません。
判定は人がやることです。メールの送信も、下書きまでを作って、送信は人が押す形にしました。押さなければ何も起きません。
自動化したのは、判定の前と後にある作業だけです。
実装では、想定していなかったことがいくつも出ました。添付の文字コードが古い規格のままだったこと。返信のメールが推薦として二重に拾われたこと。どれも実データを見るまで分かりませんでした。
何が変わったか
応募が届いてから社内に共有されるまでが、人の手を介さなくなりました。
担当者は、届いた候補者を見て判定するところから始められます。
履歴書の中身は、仕組みの中で一度も読み取っていません。保存して渡すだけです。
関連する困りごと
同じ作業が残っているなら
ここに書いたのは、運営者が実際に手を動かして片づけた作業です。いま人手で回しているものがあれば、そのまま聞かせてください。作れるかどうかと、おおよその費用を3営業日以内にお返しします。うかがったうえで「作らない方がいい」とお伝えすることもあります。