資格や免許の有効期限を手で管理している
何が起きているか
免許証のコピーをファイルに綴じています。期限を見るには、ファイルを開くことになります。
年に一度、全員分を確認します。その一度を過ぎると、次の確認まで誰も見ません。
そして期限切れに気づくのが、更新日を過ぎたあとになることがあります。業務に必要な資格だと、その日から仕事を任せられません。
更新の案内を本人に出すのも手作業です。誰に、いつ出すかを、一覧から拾います。
資格が複数ある人もいます。運転免許、フォークリフト、危険物、衛生管理者。1人で3つ4つ持っていれば、期限も3つ4つあります。
更新には講習と手続きの期間が要ります。期限の1か月前に気づいても間に合わないことがあります。本人が動く時間を見込んで知らせる必要がある。
いま
- ファイルを開く
- 期限を見る
- 一覧に写す
- 対象を拾う
作ったら
- 期限を入れる
なぜ手作業になっているか
期限の管理は、期限を1箇所に集めれば済む話です。集めていないから見えません。
集めない理由は、免許証が入社時にコピーで提出され、それきりだからです。更新後の提出を求める仕組みがありません。
そして資格の種類が増えると、期限の数え方も変わります。3年ごと、5年ごと、誕生日基準。一覧に並べるだけでは、いつ通知すべきかが決まりません。
更新したかどうかを会社が知る手段もありません。本人が新しいコピーを出さなければ、古い期限のまま残ります。期限を過ぎた記録だけが積み上がる。
管理していないことが問題になるのは、事故か監査のときです。それまでは誰も困らないので、着手する理由が生まれません。
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同じことで困っている方がいれば作ります。どんな計算をしているかを教えてください。ご相談から作ることが多いので、そのまま御社向けに作ることもできます。