シフト表を毎月手で組んでいる
何が起きているか
希望を集めて、表に並べて、埋まらないところを探します。
人数だけ足りていても、組み合わせが成り立たないことがあります。その時間帯にできる人が1人もいない。新人だけになる。
希望が重なる日と、誰も入りたくない日があります。後者を誰に頼むかで、毎月気を使います。
そして組み終わったあとに変更が入ります。1人動かすと、その前後も動きます。組み直しになります。
20人の店で1か月ぶんを組むと、枠は600近くになります。その全部に、誰を入れるかを決めることになります。紙かエクセルに手で書き込む。
組むのに半日から1日かかり、公開したあとも修正が続きます。急な欠勤が入れば、その日のうちに埋め直します。
いま
- 希望を集める
- 枠に並べる
- 穴を探す
- 制約を思い出す
- 組み直す
作ったら
- 希望を入れる
- 制約を選ぶ
なぜ手作業になっているか
制約が多く、しかも明文化されていません。「この2人は組ませない」「この人は土曜は入れない」。理由も含めて、担当者の頭の中にあります。
法的な制約も混ざります。連続勤務の上限、休憩の付与、深夜の人数。これらは守る前提なので、表に書かれません。
シフト管理のサービスはありますが、制約を全部入力する手間が、手で組む手間を上回ることがあります。だから手作業に戻ります。
入力したとしても、制約は変わります。新しい人が入れば、できる仕事も組み合わせも変わる。入れ直す作業が毎月発生するなら、最初から手で組んでも同じという判断になります。
そして組む人は、たいてい店長です。シフトを組む時間は、営業の時間から削られます。そこに時間をかけると、他が回らなくなる。
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同じことで困っている方がいれば作ります。どんな計算をしているかを教えてください。ご相談から作ることが多いので、そのまま御社向けに作ることもできます。