支払予定が月末まで見えない
何が起きているか
請求書が届くたびに、封筒から出して、内容を確かめて、支払フォルダに入れます。
いつ払うのかは、支払サイトを見ないと分かりません。取引先ごとに違うので、一件ずつ調べます。
月末が近づいて、ようやく全部を並べます。そこで初めて、今月いくら出ていくかが分かります。
そして請求書が遅れて届くことがあります。締めたあとに出てきて、翌月に回すか、慌てて処理するかを判断します。
届く形もばらばらです。郵送、PDFのメール添付、メール本文に金額だけ、先方のシステムからのお知らせ。集める場所が1つではないので、集めること自体が作業になります。
金額が大きいものほど、届くのが遅い傾向があります。外注費や工事の請求は、検収が終わってから出るためです。月末近くに大きい金額が出てきて、資金の見通しが変わります。
いま
- 請求書を集める
- 契約を開く
- サイトを調べる
- 期日を数える
- 並べ直す
作ったら
- 金額を入れる
- 期日を入れる
なぜ手作業になっているか
請求書は紙とPDFとメール本文に分かれて届きます。一箇所に集まらないので、集める作業が先に来ます。
支払サイトは契約書に書いてありますが、契約書は別の場所にあります。毎回開くのが面倒なので、担当者の記憶で処理することになります。
そして支払は資金繰りに直結します。見えていないと、月末に残高が足りないことに月末に気づきます。
一覧を作れば済みますが、作った一覧を更新する人を決めていません。請求書を受け取る人と、支払を実行する人と、資金を見る人が別なら、誰の仕事にもならない。
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同じことで困っている方がいれば作ります。どんな計算をしているかを教えてください。ご相談から作ることが多いので、そのまま御社向けに作ることもできます。