入金と請求の突合を目で見てやっている

何が起きているか

通帳の明細を印刷して、請求書の控えと並べます。金額を指でたどって、合ったものに線を引きます。

振込名義が請求先と違うものがあります。代表者の個人名だったり、グループ会社の名前だったり。どこからの入金か分からず、電話で確かめます。

複数の請求がまとめて振り込まれると、内訳を推測することになります。金額の組み合わせを試して、合うものを探します。

そして手数料を引かれた分が合いません。未入金なのか、手数料の差額なのか、判断がつきません。

取引先が30社あれば、月に30件前後の入金があります。そのうち数件が、金額か名義のどちらかで合いません。残りは一致するので、合わない数件を探す作業になります。

月初の数日はこの作業に取られます。合わないものが残っていると、売掛の残高が確定しません。月次を締められないので、後ろの作業も止まります。

いま

ツール

いまの5工程が、ツールでは2工程になります。

会計ソフトは入金を記録しますが、どの請求に対する入金かは教えてくれません。それを決めるのは人だからです。

銀行の明細に含まれるのは、金額と日付と振込名義だけです。請求書番号は入っていません。紐づける鍵が、そもそも存在しません。

取引先に「振込名義を合わせてください」と頼むこともできますが、先方の経理の都合があるので、必ず通るとは限りません。

名義の対応表を作れば減りますが、作るのは合わなかったときです。そのとき手で調べて、次も同じことを繰り返す。記録する場所を決めていない会社では、同じ調査が毎月起きます。

請求額と入金額を入れると、差額と、それが請求額の何%かが出ます。想定する振込手数料を入れれば、手数料で説明できる額と残る差額も分かります。請求を5行まで並べて合計で見ることもできます。差の原因は判定していません。入力した数字はブラウザの外に出ません。

プランごとにできることは、入金の差額の内訳のページに並べています。