経費精算のチェックに時間がかかる

何が起きているか

申請が上がってくるたびに、領収書の写真と金額を見比べます。

日付が古いものが混ざります。いつまで遡って認めるのかが決まっていないので、そのつど判断します。

交際費なのか会議費なのか。一人あたりの金額で変わるのに、人数が書かれていない申請が来ます。

そして上限を超えた申請に気づくのが、支払ったあとになることがあります。戻してもらう連絡は、誰もしたくありません。

30人の会社で月に100件の申請があれば、1件1分でも100分かかります。実際には確かめる項目があるので、もっとかかる。

差し戻すと、本人が直して再提出します。その往復で数日かかり、支払いが翌月に回ることもあります。回ると本人の立替期間が伸びるので、催促が来ます。

いま

ツール

いまの5工程が、ツールでは2工程になります。

精算のルールは社内規程にあります。規程の文章を、申請1件ずつに当てはめる作業が残ります。

按分が必要なものもあります。自宅兼事務所の通信費、私用と社用が混ざる移動。割合の根拠は申請者しか知りません。

経費精算のサービスは申請と承認を回しますが、規程に合っているかの判定はしません。判定は会社ごとに違うからです。

規程そのものが古いこともあります。金額の上限が何年も前のままで、実態と合っていない。合っていないので、そのつど例外を認める。例外が増えると、規程を見る意味が薄れます。

私用と社用が混ざった費用のうち、いくらを経費にできるかを出せます。使用時間や日数から割合を出すと、根拠が残る形になります。入力した数字はブラウザの外に出ません。

プランごとにできることは、経費精算の按分のページに並べています。