見積書を毎回コピーして数字を直している

何が起きているか

前回の見積を開いて、品名と数量と単価を書き換えます。

式が壊れていることに気づかないまま送ることがあります。行を削除したときに、合計の参照範囲が狂う。消費税の行だけ古い税率のまま残る。

有効期限の日付を直し忘れて、切れた見積を送ってしまう。

そして同じ商品なのに、担当者によって単価が違います。どれが正しいのか、聞かないと分かりません。

金額が合っていないまま送ると、先方が気づいて連絡が来ます。訂正して再送する間に、決裁のタイミングを逃すことがあります。

複製元にしたファイルが古いと、そこに含まれる条件も古いままです。納期、保証の範囲、支払条件。数字以外のところが前の案件のまま残ります。

いま

ツール

いまの5工程が、ツールでは2工程になります。

見積の中身は案件ごとに違います。同じ商品でも、数量やセット構成で単価が変わります。汎用のテンプレートでは足りません。

原価から逆算した下限も、営業の手元にはありません。「この単価で利益が出るのか」がその場で分からないので、過去の見積を根拠にすることになります。

そして見積の管理は、ファイル名と保存先で行われています。検索できないので、探すより作り直すほうが早くなります。

作り直すたびに新しいファイルが増えます。同じ取引先に複数のファイルがあり、どれを送ったかが分からなくなる。受注したときに探すことになります。

品名・数量・単価を入れると、小計と消費税と合計を出せます。原価を入れれば粗利が出て、値引きしたときに粗利が何ポイント下がるか、あといくらまで引けるかも分かります。入力した数字はブラウザの外に出ません。

プランごとにできることは、見積の作成のページに並べています。