請求書を毎月コピーして日付だけ直している
何が起きているか
先月の請求書を複製して、日付と金額を書き換えます。それだけの作業に、毎月半日かかります。
取引先が20社あれば20枚です。締め日も支払期日も会社ごとに違うので、1枚ずつカレンダーを見て数えます。
そして直し忘れが起きます。先月の日付が残ったまま送ってしまう。金額だけ直して件名が古いまま送ってしまう。
送ったかどうかの記録は、自分のメールの送信済みフォルダにしかありません。
締め日は月末だけではありません。15日、20日、25日。支払いも翌月末、翌月10日、翌々月末と分かれます。組み合わせで言えば十数通りあり、どれがどの取引先かは契約書にしか書いていない。
期日が土日に当たったときの扱いも会社ごとです。前倒しにするか後ろ倒しにするかで、資金の出る日が変わります。
- 前月を写す
- 日付を直す
- 締め日を数える
- 期日を数える
- 取引先分回す
- 締め日を選ぶ
- 年月を入れる
なぜ手作業になっているか
請求書の様式は取引先が指定してくることがあります。先方の様式に合わせると、汎用のサービスでは作れません。
締め日と支払期日の組み合わせも、契約ごとに違います。「月末締め翌月末払い」「20日締め翌月10日払い」が混在します。この計算をサービスに設定するより、自分で数えたほうが早い、という判断になります。
インボイス制度が始まってから、記載要件も増えました。登録番号、税率ごとの区分、税額。要件を満たしているかの確認が、毎月の作業に足されています。
設定を入れない理由は、取引先が増えるたびに入力が要るからでもあります。年に数社しか増えないなら、そのつど数えるほうが早い。1社ごとには小さい判断が、20社ぶん積み上がっています。
計算するツールがあります
締め日と支払サイトから、支払期日とサイトの日数を出せます。取引先を並べて、期日が同じ日に重なるところも分かります。請求書そのものは作りません。日付の計算だけです。入力した内容はブラウザの外に出ません。
プラン別に何ができるか
- ライト10万円〜
- カレンダーを見て数える作業がなくなります。
- スタンダード30万円〜（＋月2〜3万円）
- 未入金に気づくのが、遅れた翌日になります。
- パートナー月15万円〜
- 入金のタイミングが、事業の計画に組み込めるようになります。
プランごとにできることは、支払期日の計算のページに並べています。